規劃好久的行銷活動好不容易告一段落了，但你以為這樣就結束了嗎？不～要開始著手整理令人頭痛的結案報告書，完成後可能還會需要在周會的時候跟主管、夥伴彙報。
身為活動 PM 的你，一定想知道要如何可以有系統架構地，透過寫出一份結案報告ppt，快速地帶大家一同檢視本次活動的成效。
或許也不是每個人都有寫結案報告的經驗，在撰寫過程容易遇到卡關，也不知道該如何呈現重點。
因此我們總結了多年陪跑的經驗，整理出一個萬用板的結案報告格式，只要照這 4 個方向報告絕對沒問題！
結案報告撰寫步驟一：先講結果
在做報告時應採一個倒金字塔結構的形式，將越重要的結論放越前面，讓大家一開始就能掌握重點。依內容的重要程度規劃報告架構，接著再針對規劃作細部地說明，最後才是相關補充。
一開始可以先簡述本次活動的內容安排，讓大家可以快速瞭解本檔活動的規劃，以及當時設定的活動目標、想達成什麼結果。
接著說明最後達成的結果（業績），這時候要讓大家知道這個結果是該開心拍手恭喜；還是要拍拍肩說聲再加油沒關係，那想必要有一個比較標準了。
怎麼呈現業績的好壞？透過比較的方式
那要怎麼比較？大概有三種比較的模式：
- 跟上個月的自己比
- 跟去年的同期的活動比
- 跟活動規劃時的預估業績做比較、看達成率
因此你在開頭報告的時候就可以說：「這次的活動是要推廣 2 月上市的彩妝組合包。透過異業結盟的方式，讓這次的銷售組合數，比預期的成效還要高出 30%」。
這樣即使是完全沒接觸這個案子的夥伴，也可以比較快速抓到重點，進入狀況。
結案報告撰寫步驟二：抓出跟業績組成相關的數據
以電商來說，業績的三大構面就是：「流量、轉換率、客單價」。那本次的活動主要的目標是又是提升哪個構面，相對應要觀察的指標也有所不同。
以廣告來看可以看連結點擊次數、連結頁面瀏覽次數，最後再看實際的購買數，去了解每一層數據之間的關聯、轉換率又是多少。
將每次活動的數據，都整理成策展統計表，未來再規劃活動的時候，就知道做什麼活動會有什麼結果。
通常很難透過一個活動就提升業績組成的數個構面，例如客單價一高，訂單數可能就會下降。因此若能將每次活動的成效都好好記錄，就提升對於活動成效的預估能力，更能抓到甜蜜點。
後續規畫活動時就知道怎麼設定相關的數字（免運門檻、商品組合數、優惠折數…），知道什麼活動案型對消費者是最有吸引力，且能帶來最多業績。
結案報告撰寫步驟三：檢視細部成效
在整個專案中，你可能在許多個管道都有行銷布局，無論自己在是官方、非官方的管道進行主動推播曝光，或者是透過他人（其他品牌、網紅）合作協助推廣皆是。
這時就要將本次活動中的以下資訊做整理：
- 與我們合作的管道/通路有哪些？
- 我們的合作方式是什麼？
- 合作結果如何？
細部檢視每個管道的最後的效果如何。檢視完後你就會發現是在哪個管道的行銷成果比較好，貢獻最多業績。
無論成效好壞皆需要進行覆盤
針對成效好的：推論有這個好結果背後可能的原因是什麼？拆解出元素後，未來規劃行銷活動時，就可以複製這個元素、關鍵，做概念上的置換即可。
針對成效不如預期的：思考為什麼會不如預期？是一開始擬定的策略錯誤？還是哪個環節沒有做到位？後續的改善方向是什麼？
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結案報告撰寫步驟四：總覽專案成效，提出優化方向
我們都知道，若下次還是用過去的做法執行，結果還是會一樣；若想獲得不一樣的結果，下次就該採取不同的方式。因此我們必須知道哪些坑不能再踩、做哪些事是有價值的。
若想要每次比前一次都進步 20%，簡單來說，你可以透過問自己這三個問題來達到：
- 這次的專案，我們做了哪些事？
- 在過程中，看起來哪些是行不通的？哪些又是行得通的？
- 下次該往哪個方向進行優化
➤ 推薦延伸閱讀：活動結案後不知道如何優化？ RACAE 5 步驟帶你建立優化思維
結語：活動結案報告這樣寫，菜鳥 PM 也能安全下莊！
我們提供的這個結案報告格式，基本上可以應用在各式各樣的結案報告中。如果活動成效不如預期，至少做一份結案報告，好好檢討並提出優化方式，相信主管們都不會過於刁難的。
且這份報告就有極高的價值，後續其他夥伴規劃活動時就能拿來參考，知道大概怎麼規劃，哪些事可以做、以及做哪些事帶來的價值較低，藉此評估該投入的資源程度。
當然不只是在活動結束後需要透過表格的彙整，來檢視活動成效；活動進行中，與他人協做也是有許多眉角，若能更系統化地進行管理，撰寫結案報告時也能輕鬆許多。
如果對於產出一套有系統的行銷策展 Knowledge Base 遇到困難、沒有好的方法帶領團隊規劃執行，可以參考我們的《行銷策展實戰》課程，我們都幫你整理好了！帶團隊照著做就對了！
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結案報告步驟常見問題（4 問）
講完 4 步驟，我猜你心裡冒出來的真正問題是：「方法我懂，但每檔活動都要手動撈數據、貼表格、重做一份結案報告，到底要痛到什麼時候？」這就是我這幾年陪老闆們最常一起拆的題目——把「先講結果、抓業績構面、覆盤管道、提優化方向」這套節奏，做成一個會自己長出來的系統：數據自動彙整、報告半自動生成、每次結案都沉澱進可複用的 Knowledge Base，而不是每次都從空白頁重來。如果你也想把這段重複文書工作交給流程和 AI、把人留給判斷與決策，點這裡跟我約 1 小時免費諮詢，把你現在的結案流程攤開來，我陪你看看哪一段最該先自動化。不推銷、不綁約，先聊聊方向就好。
撰寫結案報告的 4 大步驟分別是什麼？
四大步驟為：步驟一先講結果，採倒金字塔結構把重要結論放前面；步驟二抓出跟業績組成相關的數據；步驟三檢視各管道細部成效並覆盤；步驟四總覽專案成效、提出優化方向。照這四個方向報告就沒問題。
報告時要怎麼呈現業績的好壞？
透過比較的方式呈現，大概有三種比較模式：跟上個月的自己比、跟去年同期的活動比，以及跟活動規劃時的預估業績比較看達成率。有比較標準，大家才知道該開心拍手還是再加油。
電商活動結案報告要抓哪些數據？
以電商來說業績三大構面是流量、轉換率、客單價，視活動目標提升哪個構面而觀察對應指標。廣告可看連結點擊次數、頁面瀏覽次數，再對照實際購買數，了解各層數據關聯與轉換率，整理成策展統計表。
步驟四要透過哪些問題提出優化方向？
若想每次比前一次進步 20%，可問自己三個問題：這次專案我們做了哪些事？過程中哪些行不通、哪些行得通？下次該往哪個方向優化？因為沿用過去做法結果不變，想要不同結果就要採取不同方式。
