寫結案報告毫無頭緒?放心!照這 4 大步驟寫就對了!

規劃好久的行銷活動好不容易告一段落了,但你以為這樣就結束了嗎?不~要開始著手整理令人頭痛的結案報告書,完成後可能還會需要在周會的時候跟主管、夥伴彙報。

身為活動 PM 的你,一定想知道要如何可以有系統架構地,透過寫出一份結案報告ppt,快速地帶大家一同檢視本次活動的成效。

或許也不是每個人都有寫結案報告的經驗,在撰寫過程容易遇到卡關,也不知道該如何呈現重點。

因此我們總結了多年陪跑的經驗,整理出一個萬用板的結案報告格式,只要照這 4 個方向報告絕對沒問題!



結案報告撰寫步驟一:先講結果

在做報告時應採一個倒金字塔結構的形式,將越重要的結論放越前面,讓大家一開始就能掌握重點。依內容的重要程度規劃報告架構,接著再針對規劃作細部地說明,最後才是相關補充。

倒金字塔敘事架構


一開始可以先簡述本次活動的內容安排,讓大家可以快速瞭解本檔活動的規劃,以及當時設定的活動目標、想達成什麼結果。

接著說明最後達成的結果(業績),這時候要讓大家知道這個結果是該開心拍手恭喜;還是要拍拍肩說聲再加油沒關係,那想必要有一個比較標準了。

怎麼呈現業績的好壞?透過比較的方式

那要怎麼比較?大概有三種比較的模式:

  1. 跟上個月的自己比
  2. 跟去年的同期的活動比
  3. 跟活動規劃時的預估業績做比較、看達成率

因此你在開頭報告的時候就可以說:「這次的活動是要推廣 2 月上市的彩妝組合包。透過異業結盟的方式,讓這次的銷售組合數,比預期的成效還要高出 30%」。

這樣即使是完全沒接觸這個案子的夥伴,也可以比較快速抓到重點,進入狀況。



結案報告撰寫步驟二:抓出跟業績組成相關的數據

以電商來說,業績的三大構面就是:「流量、轉換率、客單價」。那本次的活動主要的目標是又是提升哪個構面,相對應要觀察的指標也有所不同。

以廣告來看可以看連結點擊次數連結頁面瀏覽次數,最後再看實際的購買數,去了解每一層數據之間的關聯、轉換率又是多少。

將每次活動的數據,都整理成策展統計表,未來再規劃活動的時候,就知道做什麼活動會有什麼結果。

通常很難透過一個活動就提升業績組成的數個構面,例如客單價一高,訂單數可能就會下降。因此若能將每次活動的成效都好好記錄,就提升對於活動成效的預估能力,更能抓到甜蜜點。

後續規畫活動時就知道怎麼設定相關的數字(免運門檻、商品組合數、優惠折數…),知道什麼活動案型對消費者是最有吸引力,且能帶來最多業績。



結案報告撰寫步驟三:檢視細部成效

在整個專案中,你可能在許多個管道都有行銷布局,無論自己在是官方、非官方的管道進行主動推播曝光,或者是透過他人(其他品牌、網紅)合作協助推廣皆是。

這時就要將本次活動中的以下資訊做整理:

  1. 與我們合作的管道/通路有哪些?
  2. 我們的合作方式是什麼?
  3. 合作結果如何?

細部檢視每個管道的最後的效果如何。檢視完後你就會發現是在哪個管道的行銷成果比較好,貢獻最多業績。

無論成效好壞皆需要進行覆盤

針對成效好的:推論有這個好結果背後可能的原因是什麼?拆解出元素後,未來規劃行銷活動時,就可以複製這個元素、關鍵,做概念上的置換即可。

針對成效不如預期的:思考為什麼會不如預期?是一開始擬定的策略錯誤?還是哪個環節沒有做到位?後續的改善方向是什麼?

➤ 推薦延伸閱讀:行銷活動各管道的成效怎麼追蹤?請善用UTM



結案報告撰寫步驟四:總覽專案成效,提出優化方向

我們都知道,若下次還是用過去的做法執行,結果還是會一樣;若想獲得不一樣的結果,下次就該採取不同的方式。因此我們必須知道哪些坑不能再踩、做哪些事是有價值的。

若想要每次比前一次都進步 20%,簡單來說,你可以透過問自己這三個問題來達到:

  1. 這次的專案,我們做了哪些事?
  2. 在過程中,看起來哪些是行不通的?哪些又是行得通的?
  3. 下次該往哪個方向進行優化

➤ 推薦延伸閱讀:活動結案後不知道如何優化? RACAE  5 步驟帶你建立優化思維

寫結案報告毫無頭緒?放心!照這 4 大步驟寫就對了!




結語:活動結案報告這樣寫,菜鳥 PM 也能安全下莊!

我們提供的這個結案報告格式,基本上可以應用在各式各樣的結案報告中。如果活動成效不如預期,至少做一份結案報告,好好檢討並提出優化方式,相信主管們都不會過於刁難的。

且這份報告就有極高的價值,後續其他夥伴規劃活動時就能拿來參考,知道大概怎麼規劃,哪些事可以做、以及做哪些事帶來的價值較低,藉此評估該投入的資源程度。

當然不只是在活動結束後需要透過表格的彙整,來檢視活動成效;活動進行中,與他人協做也是有許多眉角,若能更系統化地進行管理,撰寫結案報告時也能輕鬆許多。

如果對於產出一套有系統的行銷策展 Knowledge Base 遇到困難、沒有好的方法帶領團隊規劃執行,可以參考我們的《行銷策展實戰》課程,我們都幫你整理好了!帶團隊照著做就對了!

不只有品牌案例的分享,也手拉手一步一步帶你做!更有好上手的四大表格,提供輕鬆上手的四大專案、團隊管理表,增加 60% 執行效率,也減少團隊溝通斷層,多人管理、協做更便利。

➤ 推薦延伸閱讀:行銷人必看!規劃新的行銷活動前,你必須知道的 6 大心法!
➤ 推薦延伸閱讀:行銷活動 3 階段規劃,不只熱銷更要長銷

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *