交辦的任務總無法如期完成?4 要點檢視管理方式出了什麼問題

優秀的企業管理者該掌握的 4 個要點

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老闆、執行長會交辦許多目標,身為營運管理者,就要解構目標,將工作往下交派給合適的執行夥伴,並確保能在時間完成交付,達成上級的期望。

我們常常會遇到「為什麼交付夥伴的任務,總是無法如預期完成?」這個問題。事實上,並不是你在哪個位置,大家就理應要聽從你的指揮。今天我們就來跟大家分享優秀的管理者,在溝通、管理上該掌握的 4 大要點,一起來檢視自己還有哪些方面可以加以提升。

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優秀的企業管理者該掌握的 4 個要點

要點一:要溝通結果,不是溝通做法

在陪跑的過程中,我們曾經看過任務進度不如預期,夥伴卡住、沒在推進時,管理者就開始告訴大家要怎麼做,一步一步把任務拆解好,甚至帶大家做,或自己也跳下去一起做。

而當你事情多一忙起來,沒有給到下一步時,大家反而不會主動推進,就會坐等你發號施令。對於每個專案,你不可能每個領域都熟,難道怎麼做都要幫他們研究好、規劃好嗎?

這是許多管理者都會犯下的錯誤,在交付任務、追蹤任務時,我們其實只要與夥伴溝通「期望的結果」,做法是夥伴們要去思考、打磨的。

我們的責任就是確保時間一到,任務能「如期、如質、如預算」地被完成,交付給上級。在溝通上,我們只要告訴他們「什麼時候要看到什麼結果」,例如:9 月 30 前,我要看到官網改版的企劃書。

如果時間到結果沒有發生,我們再來看夥伴們需要什麼協助、資源,這樣才是好的管理方式。


要點二:要習慣讓夥伴為結果負責

當上級檢視專案進度、進行彙報時,發現有某個夥伴負責項目拖延,在狀況外,報告準備不足,表現得也不理想。

蠻多管理者都會幫夥伴緩頰,幫他們找理由、護著他們,像是「她可能是最近家裡出了點問題,有點分心了」…

但無論是什麼理由,事實就是被交付的任務沒有如期完成,你並不用當保母,替他們找藉口,試著讓他們承擔這個結果吧!

身為一個專業的工作者,要為自己的任務負起責任,若結果不如預期,身為管理者就針對這個結果,好好地檢視背後的問題,如此一來夥伴才可以進步,從中反思如何優化,並得到成長。


要點三:負責任的溝通不是有說就好

負責任的溝通,是要讓對方能清楚接收到你所要傳達的事,我們常常會遇到「我有跟他說過了」,但時間到了就是沒有看到想要的結果,這究竟是發生什麼事?負責任的溝通兩個小要點:

用對方可以理解的語言

道理其實跟做行銷一樣,面對不同的受眾,要採取不同的溝通方式,就像你跟一個 5 歲小孩、一個 30 歲的成人說話,用詞以及語調會相同嗎?

用相同的語言溝通,能讓對方更感覺你們是同一夥的,更有好感度。在職場與夥伴溝通的時候也是,例如某些人就是喜歡很直白的說,也有一些人溝通時要善用比喻,而有些人則是對過多的專業術語反感…要能驅動夥伴完成你的任務,就要依照每個人的性格,調整溝通方式。


確認對方有收到訊息

負責任的溝通不是你有說就好,在你傳遞訊息時,也要記得確認對方是否有良好、清楚地接收到訊息。

所以交付完任務、溝通完後,請再次與夥伴確認是否他的理解與你相同,以免因為雙方認知落差,而使結果不如預期。你可以請夥伴在會議後,以自己的理解,再次複述剛剛你交辦的任務,來確認你們是否要往同一個方向前進。


要點四:要懂得預留緩衝

任務在死線 ( Deadline ) 來臨前,就提早確認目前的任務進度,夥伴的狀況,預留 Buffer ( 緩衝 ) ,若有突發狀況,比較有時間餘裕能能救火。

不要把任務的驗收時程都排得太死,例如死線是 9/30 的任務,就建議你提早到 9/27 就跟夥伴做一次檢核,中間若有哪些可以優化的部分,就能利用這三天再趕緊做加強。

你可以試著把大項目拆分成好幾個檢核點,每周進行一次檢核,確認所有的任務進度都在你的掌控之中,專案的完成率可能更高。

優秀的企業管理者該掌握的 4 個要點


結語:做好管理,邁向高績效團隊吧!

要做好管理確實不容易,許多問題都出現在沒有良好的溝通,若每個管理者都能真誠、富有同理心,你的真新夥伴一定感受得到,也更願意與你一起前進,完成目標。

沒有人一出生就是個 100 分的管理者,因此別擔心,一步一步帶領團隊把每件事做到位吧!今天文章分享的 4 個管理要點,是我們在陪跑實務上常遇見的情況,希望這些提點,也能對你有所幫助!

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電商陪跑社社長:狼大 黃聖閔

我是狼大,也可以叫我 Wolf ,我深耕電商、數位行銷領域超過 10 年,也創造出自己一套知識體系在市場進行分享。

作為一名電商講師,全台已經培育超過 3,000 位電商菁英、1,000 名 Facebook 廣告投手,能以最淺顯易懂的方式帶你了解、活用數位行銷工具,並搭配行銷策展的規劃,協助每個顧客業績成長。

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