「今天會議紀錄麻煩你，會議結束後 mail 給部門的所有人」，第一次參與行銷會議的我，被主管告知負責今天的會議紀錄，到底會議記錄要怎麼寫才好？
通常會議記錄都是交給一個部門最菜、年資最短的夥伴協助，但其實撰寫會議記錄是個非常重要的任務，會議記錄做得如何，就能看出一個人的專業度、能力了。
在今天的文章要與大家分享會議紀錄的萬用模板，帶你來看做好一份會議紀錄，需要注意哪些事、會議記錄要撰寫哪些資訊，以及會議記錄的範本。
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會議記錄有哪些價值？
價值一：提供非同步參與會議
開會的時候有可能剛好主管、某位夥伴因故無法出席，若有會議記錄，夥伴們就可以透過紀錄，快速跟進會議細節。
價值二：事後回顧會議決議細節
想知道去年的雙十節行銷檢討會議，討論了哪些事項，有哪些是決議今年要優化的，光靠大家回憶一定會漏掉某些重點，若有會議記錄就能方便大家回顧，做一次完整地檢視。
價值三：作為保障權益的文件
你有沒有遇過之前雙方決議的一件事，到最後卻有 A、B 兩種說法，兩方認知有落差的這種羅生門？
無論是跟客戶的會議，抑或是公司內部的會議，會議紀錄上有每個決議結果，以及任務的責任歸屬，因此若是不幸有爭議發生時，檢視會議記錄就是一個最直接的解方，大家也比較能信服。
撰寫會議記錄要注意什麼？
注意一：撰寫會議記錄不是寫逐字稿
菜鳥常犯的錯誤，就是會把會議記錄撰寫得像論文一樣，把哪個主管、夥伴在會議中所說的話，一字一句的都記錄下來。事實上這並非是個好做法，因為當未來有夥伴因需要查資料，而回顧會議紀錄時，冗長的文字難以閱讀，也較難快速找到重點。
所以會議紀錄的核心重點就是「去蕪存菁」，因此要練習在參與會議時，將會議談論的內容，快速擷取重點，只要寫上重要結論即可。
注意三：保持中性，詳實記錄每個重點
曾經在後續回頭檢視會議紀錄時，發現有討論的的某些重點，並沒有在會議紀錄上作呈現。原因出在於紀錄者認為那並非重點。
因此會議記錄應保持中性，在記錄過程中，不帶有個人的主觀意見，且須詳實地記錄每個討論重點，不將會議內容篩選後再做紀錄。
注意三：無論誰都能看懂
無論是有參與會議、沒有參與會議，或是沒有參與專案到夥伴，閱讀完這份紀錄後，都能理解現在的任務進度、狀況。
會議紀錄的其中一個功能是做到「把資訊拉平」，讓每個人都能清楚理解目前的進程，因此撰寫時，用字要清楚明白，沒有過多華麗的辭藻，或是充斥著個人慣用的簡寫。平實地呈現會議重點，並以客觀的角度來檢視，確保能在不加以解釋的情況下，每個人都可以讀懂。
會議記錄須包含哪些內容？
第一部分：會議基本資料
- 會議日期、時間
- 會議地點
- 會議主席 ex：專案經理 Momo
- 與會者：寫下職稱+負責人名稱 ex：行銷總監 Joanna 、專案經理 Momo、執行夥伴 Krystal、Ryan、Tracy…
- 出缺席狀況：寫下應到、實到的人數，以及請假未出席者的姓名、原因。ex：應到 6 人，實到 6 人，未到 1 人 ( Cathy 出公差請假 )
- 會議記錄負責人
第二部分：議程、會議目標
- 會議主題：會議有很多類型，例如：動腦會議 ( Brainstorming )、定期進度彙報、專案啟動會議…，寫下本次的會議主題+類型。 ex：新品上市行銷規劃動腦會議 、2022 雙十一行銷專案進度會議
- 會議目標：紀錄本次會議應達成之目標，決議哪些事項。ex：決議今年行銷佈局、
- 相關文件：事前先向每個議題的報告人索取相關檔案；另外也將本次會議提及的相關文件、資料，都以超連結形式呈現，便於點閱。
第三部分：會議內容
依照每個議程項目，摘要議題的討論重點以及結論。如剛剛所說，避免過於冗長，只記錄核心重點；用字簡單直白，避免個人慣用語、縮寫，確保每位夥伴都能讀懂。
第四部分：後續行動
在這場會議結束後，要採取哪些行動，建議能將會議提到的行動方案，統整到一個欄位，方便後續做追蹤。撰寫方式建議為「任務+負責夥伴+期限」，例如：聯繫合作 KOL，確認合作細節 ( Tracy 9/30 完成 )
會議記錄範例
根據剛剛分享的內容，實際呈現後，約如上圖。這是我自己較慣用的模板，提供給大家參考，根據倒金字塔的敘事方式，重要的內容、結論往前放，因此我會將後續行動放在中段，方便大家做檢視。
結語：會議記錄模板化更高效！
當你已經知道會議紀錄的核心要點，以及哪些資訊是重要的，接下來你就可以打造出屬於你自己的會議紀錄模板。
透過會議記錄模板能提升工作效率，每次開會只要複製一份範本，就可以直接照著格式開始撰寫了！無論是 Google doc、Excel、Notion 都能做到，著手建立自己的會議紀錄範本吧！
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