如何做好會議記錄?要記錄這 4 部分內容!完整模板分享

如何有效做會議記錄?記錄這 4 部分內容!完整模板分享

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「今天會議紀錄麻煩你,會議結束後 mail 給部門的所有人」,第一次參與行銷會議的我,被主管告知負責今天的會議紀錄,到底會議記錄要怎麼寫才好?

通常會議記錄都是交給一個部門最菜、年資最短的夥伴協助,但其實撰寫會議記錄是個非常重要的任務,會議記錄做得如何,就能看出一個人的專業度、能力了。

在今天的文章要與大家分享會議紀錄的萬用模板,帶你來看做好一份會議紀錄,需要注意哪些事、會議記錄要撰寫哪些資訊,以及會議記錄的範本。

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會議記錄有哪些價值?

價值一:提供非同步參與會議

開會的時候有可能剛好主管、某位夥伴因故無法出席,若有會議記錄,夥伴們就可以透過紀錄,快速跟進會議細節。


價值二:事後回顧會議決議細節

想知道去年的雙十節行銷檢討會議,討論了哪些事項,有哪些是決議今年要優化的,光靠大家回憶一定會漏掉某些重點,若有會議記錄就能方便大家回顧,做一次完整地檢視。


價值三:作為保障權益的文件

你有沒有遇過之前雙方決議的一件事,到最後卻有 A、B 兩種說法,兩方認知有落差的這種羅生門?

無論是跟客戶的會議,抑或是公司內部的會議,會議紀錄上有每個決議結果,以及任務的責任歸屬,因此若是不幸有爭議發生時,檢視會議記錄就是一個最直接的解方,大家也比較能信服。


撰寫會議記錄要注意什麼?

注意一:撰寫會議記錄不是寫逐字稿

菜鳥常犯的錯誤,就是會把會議記錄撰寫得像論文一樣,把哪個主管、夥伴在會議中所說的話,一字一句的都記錄下來。事實上這並非是個好做法,因為當未來有夥伴因需要查資料,而回顧會議紀錄時,冗長的文字難以閱讀,也較難快速找到重點。

所以會議紀錄的核心重點就是「去蕪存菁」,因此要練習在參與會議時,將會議談論的內容,快速擷取重點,只要寫上重要結論即可。


注意三:保持中性,詳實記錄每個重點

曾經在後續回頭檢視會議紀錄時,發現有討論的的某些重點,並沒有在會議紀錄上作呈現。原因出在於紀錄者認為那並非重點。

因此會議記錄應保持中性,在記錄過程中,不帶有個人的主觀意見,且須詳實地記錄每個討論重點,不將會議內容篩選後再做紀錄。


注意三:無論誰都能看懂

無論是有參與會議、沒有參與會議,或是沒有參與專案到夥伴,閱讀完這份紀錄後,都能理解現在的任務進度、狀況。

會議紀錄的其中一個功能是做到「把資訊拉平」,讓每個人都能清楚理解目前的進程,因此撰寫時,用字要清楚明白,沒有過多華麗的辭藻,或是充斥著個人慣用的簡寫。平實地呈現會議重點,並以客觀的角度來檢視,確保能在不加以解釋的情況下,每個人都可以讀懂。


會議記錄須包含哪些內容?

第一部分:會議基本資料

  • 會議日期、時間
  • 會議地點
  • 會議主席 ex:專案經理 Momo
  • 與會者:寫下職稱+負責人名稱 ex:行銷總監 Joanna 、專案經理 Momo、執行夥伴 Krystal、Ryan、Tracy…
  • 出缺席狀況:寫下應到、實到的人數,以及請假未出席者的姓名、原因。ex:應到 6 人,實到 6 人,未到 1 人 ( Cathy 出公差請假 )
  • 會議記錄負責人


第二部分:議程、會議目標

  • 會議主題:會議有很多類型,例如:動腦會議 ( Brainstorming )、定期進度彙報、專案啟動會議…,寫下本次的會議主題+類型。 ex:新品上市行銷規劃動腦會議 、2022 雙十一行銷專案進度會議
  • 會議目標:紀錄本次會議應達成之目標,決議哪些事項。ex:決議今年行銷佈局、
  • 相關文件:事前先向每個議題的報告人索取相關檔案;另外也將本次會議提及的相關文件、資料,都以超連結形式呈現,便於點閱。


第三部分:會議內容

依照每個議程項目,摘要議題的討論重點以及結論。如剛剛所說,避免過於冗長,只記錄核心重點;用字簡單直白,避免個人慣用語、縮寫,確保每位夥伴都能讀懂。


第四部分:後續行動

在這場會議結束後,要採取哪些行動,建議能將會議提到的行動方案,統整到一個欄位,方便後續做追蹤。撰寫方式建議為「任務+負責夥伴+期限」,例如:聯繫合作 KOL,確認合作細節 ( Tracy  9/30 完成 )


會議記錄範例

會議記錄範本、會議記錄範例

根據剛剛分享的內容,實際呈現後,約如上圖。這是我自己較慣用的模板,提供給大家參考,根據倒金字塔的敘事方式,重要的內容、結論往前放,因此我會將後續行動放在中段,方便大家做檢視。


結語:會議記錄模板化更高效!

當你已經知道會議紀錄的核心要點,以及哪些資訊是重要的,接下來你就可以打造出屬於你自己的會議紀錄模板。

建立會議記錄範本

透過會議記錄模板能提升工作效率,每次開會只要複製一份範本,就可以直接照著格式開始撰寫了!無論是 Google doc、Excel、Notion 都能做到,著手建立自己的會議紀錄範本吧!

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電商陪跑社社長:狼大 黃聖閔

我是狼大,也可以叫我 Wolf ,我深耕電商、數位行銷領域超過 10 年,也創造出自己一套知識體系在市場進行分享。

作為一名電商講師,全台已經培育超過 3,000 位電商菁英、1,000 名 Facebook 廣告投手,能以最淺顯易懂的方式帶你了解、活用數位行銷工具,並搭配行銷策展的規劃,協助每個顧客業績成長。

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